העברת משרדים

העברת משרדים – כל השלבים לתכנון נכון

תקשור ושקיפות

מניסיון שלנו, כשמדובר בהובלות משרדים, שקיפות התהליך אל מול כלל עובדי המשרד היא קריטית לשביעות רצון העובדים. אנו ממליצים מבעוד מועד להסביר את הסיבה והרציונל מדוע החברה נדרשת לעבור למשרדים אחרים, כך שכל עובד יידע בדיוק לאיזה משרד הוא עובר (גודל המשרד, קומה, משרד עם חלון או בלי וכולי…). ככל ששקיפות התהליך אך מול העובדים תהיה גבוהה יותר, לא רק שנקבל שיתוף פעולה גבוה יותר מצד העובדים אלא גם שביעות רצון העובדים תהיה גבוהה יותר מכל תהליך מעבר המשרדים ליעד החדש

רשימת פרויקט ואיש קשר

הובלת משרד ליעד חדש זה פרויקט מורכב בפני עצמו שצריך להתכונן ולהיערך בהתאם על מנת שיתבצע באופן חלק. מומלץ ביותר להכין רשימה מסודרת של כל המשימות והפעולות הנדרשות להעברת המשרדים (על המשימות נרחיב בסעיפים הבאים).

בנוסף, חשוב ביותר כמספר שבועות לפני יום העברת המשרדים, להגדיר אדם אחראי לפרויקט מטעם המשרד שיהיה אחראי לבקרה ומעקב על התקדמות הפרויקט, וישמש איש קשר בין ההנהלה, העובדים וביננו (חברת ההובלה) לקראת ההובלה.

תכננן את יום מעבר המשרדים לחמישי או שישי

להבדיל מהובלת דירות, כאשר מדובר בהובלות משרדים יש לנסות לתכנן את המעבר ליום חמישי או ליום שישי. משרדים קטנים יכולים לעבור גם ביום שישי ובמיוחד בעונת הקיץ בה השבת נכנסת מאוחר כאשר משרדים גדולים צריכים להביא בחשבון כי ישנן פעולות רבות לבצע, גם כשאורזים את המשרד וגם כשפורקים ומרכיבים את הרהיטים ביעד החדש. לכן, לפעמים עדיף לשחרר את העובדים לסוף שבוע ארוך או לעבודה מהבית ביום חמישי כך שניתן יהיה להתחיל בפעולות ההובלה של המשרדים כבר בחמישי בבוקר או בצהריים.

סידור מקדים של המשרד לפני המעבר

כחודש לפני המעבר כדאי לבקש מהעובדים להתחיל לפנות פריטים שהם לא זקוקים להם. ישנם מצבים בהם העובדים צוברים ציודים, קלסרים, תיקיות ועוד שהם כבר לא משתמשים בהם וחבל ומיותר להעביר אותם למשרד החדש.

תכנון סביבת העבודה מראש

התפקיד של האחראים במשרד הקיים הוא לתכנן את סביבת העובדים. חשוב להגיע אל המשרדים החדשים, לבדוק האם סביבת העבודה מתאימה לציפיות מבחינת שקעים וחיבור אינטרנט ולתכנן כיצד היא תיראה לאחר המעבר.

המובילים יכולים לשים את השולחנות במקום החדש, להרכיב את הארונות, אך חשוב להסביר להם את הציפיות והיכן כל דבר צריך להיות מונח. בצורה זו המעבר יתבצע בצורה נעימה, חלקה והחזרה לשגרה תהיה מהירה.

מיפוי החדרים מבעוד מועד

אחד הדברים החשובים ביותר בתהליך העברת משרדים הוא מיפוי החדרים. זוהי תכנית המאקרו של המעבר, תכנית שמציינת עבור כל עובד מהו המיקום הקיים ומהו המיקום החדש (איזה משרד במקום הישן עובר לאיזה משרד במקום החדש).

אריזה, פירוק והרכבה עם חברה מקצועית

כשמדובר בהובלת משרד ישנן שתי אפשרויות. האפשרות הראשונה היא אריזה והובלה כך שהצוותים המקצועיים שלנו יגיעו כבר ביום ההובלה ויבצעו את האריזה בקפידה, סימון הארגזים ולאחר מכן העברת המשרדים ליעד החדש.

יחד עם זאת, יש חברות שמבקשות מעובדיהן לארוז את הציוד בארגזים שסופקו להם מבעוד מועד. במקרה שכזה חשוב לוודא שעל כל צדדי קרטון האריזה יסומן ויירשם באופן ברור מהיכן הגיע (שם מלא של העובד, בניין נוכחי, קומה, מס. חדר) ולהיכן הוא מיועד (שם מלא של העובד, בניין נוכחי, קומה, מס. חדר) כך שביום העברת המשרד, הכול יהיה ברור, הכול יגיע למקומו וכל עובד יוכל לחזור במהירה לשגרה במשרד החדש.

דאגה לחניה מסודרת ואם צריך אישורי כניסה

חלק מהתפקיד של האחראי על המעבר הוא לדאוג שתהיה גישה נוחה למובילים כך שיוכלו להגיע לבניין הקיים ולבניין המשרדים החדש. יתכן ויהיה צורך לתאם שתהיה חניה מסודרת אל מול אחראי הבניין/מחלקת התחזוקה של הבניין.

כמו החניה, יש צורך לתאם מול אחראי הבניין את זמינות המעליות שיוקצו לטובת המעבר או במידה ויש מעלית תחזוקה שתהיה זמינה עבורנו. הציפיה היא מאיש הקשר שידאג לכל התיאומים הללו. תכנון מוקדם ותיאום מוקדם עם של איש הקשר עם הגורמים הנכונים יכול לחסוך שעות הובלה וגם להפוך את כל התהליך לקל ונח יותר.

עוד נקודה שחשוב לזכור, מהניסיון שלנו כשמדובר בחברות גדולות, חשוב שאיש הקשר יתאם את ההגעה שלנו אל מול גורמי התחזוקה/הביטחון בבניין וידאג לאישורי כניסה לחניה או לבניין. בנוסף, כדאי שאיש הקשר כבר בבוקר ההובלה יחכה לנו ויהיה אתנו בקשר על מנת שלא יהיו עיכובים מיותרים בכניסה לבניין.

לסיכום, תקשורת טובה עם איש הקשר, תיאום מוקדם של איש הקשר אל מול גורמי הבניין הן במקום המוצא והן במקום היעד ומיפוי חדרים מוקפד זה המפתח למעבר משרדים חלק ופשוט עבור כל המעורבים.

חברת אפדייט הובלות תשמח להיות לשירותכם בכל הובלה ולדאוג למעבר שיהיה קל ופשוט.